Theo Luật Giao dịch điện tử 2019, Bộ luật Dân sự và Bộ luật Lao động, hợp đồng được giao kết bằng phương tiện điện tử và ký bằng chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Chủ thể có năng lực hành vi dân sự
- Nội dung hợp đồng không vi phạm điều cấm của pháp luật
- Chữ ký số được xác thực hợp lệ
- Việc ký kết thể hiện ý chí tự nguyện của các bên
Như vậy, chữ ký số hoàn toàn có thể sử dụng để ký hợp đồng, bao gồm: hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động điện tử…
Ký chữ ký số trên hợp đồng là gì?
Ký chữ ký số trên hợp đồng là hình thức ký kết hợp đồng bằng công nghệ mã hóa thay cho chữ ký tay truyền thống. Thay vì ký trực tiếp trên giấy, các bên sử dụng chữ ký số để xác nhận nội dung hợp đồng điện tử trong môi trường trực tuyến.
Hình thức này giúp xác thực danh tính người ký và đảm bảo nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký.
Hướng dẫn ký chữ ký số trên hợp đồng File PDF
Trong bài viết này Công ty Tam Nguyên sẽ hướng dẫn quý khách cách ký hợp đồng bằng chữ ký số. Để ký số thành công người dùng cần tải phiên bản Acrobat Reader, Foxit Reader, Adobe Reader,… mới nhất và thực hiện ký số.
1. Các yêu cầu
Cài đặt công cụ hỗ trợ
- Cài đặt và kích hoạt USB Token
- Cài đặt phần mềm Acrobat Reader, Foxit Reader, Adobe Reader,…
2. Ký số trên file PDF bằng Acrobat Reader
a. Bước 1: Chọn file ký
Người dùng truy cập vào phần mềm, nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open.
Đối với Acrobat Reader, hệ thống sẽ hiển thị nội dung văn bản cần ký. Nhấn chọn Tool sau đó nhấn Open tại mục Certificates.
b. Bước 2: Chọn nơi ký trên văn bản
Nhấn Digitally Sign, sau đó nhấn chuột trái để khoanh vùng cần ký.
Tiếp theo nhấn Continue
c. Bước 3: Ký số bằng USB token
Sau khi nhấn Continue, màn hình hiển thị thông tin chữ ký số của khách hàng. Tại đây, bấm Sign để thực hiện ký.
Sau đó chọn Save để lưu file vào máy tính.
d. Bước 4: Nhập mã pin và ký
Nhập mã PIN của USB token, sau đó đăng nhập
3. Ký số trên file PDF bằng Foxit Reader
a. Bước 1: Chọn file ký
Người dùng truy cập vào phần mềm, nhấn File/Open. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open.
b. Bước 2: Chọn nơi ký trên văn bản
Để ký số trên file pdf, trên thanh công cụ a/c chọn Protect → Sign & certify → Place Signature
Kéo chuột đế phần cần ký số rồi giữ chuột trái kéo vẽ ô chữ ký
c. Bước 3: Ký số bằng USB token
Sau khi vẽ xong ô chữ ký, chọn đúng tên cty mình rồi bấm Sig
Chọn vị trí muốn lưu file rồi nhấn chọn Save để lưu lại file ký số
d. Bước 4: Nhập mã pin và ký
Nhập mã pin rồi chọn đăng nhập là hoàn tất quá trình ký số
4. Ký số trên file PDF bằng Adobe Reader
a. Bước 1: Chọn file ký
Người dùng truy cập vào phần mềm, nhấn Open → My computer. Sau đó chọn file cần ký và tiếp tục nhấn Open.
b. Bước 2: Chọn nơi ký trên văn bản
Để ký số trên file pdf, trên thanh công cụ, chọn Fill & Sign → Place Signature
Sau đó, chọn Draw New Signature lúc này con trỏ chuột sẽ chuyển sang hình dấu cộng để ký
Sau đó, kéo chuột đế phần cần ký số rồi giữ chuột trái kéo vẽ ô chữ ký
c. Bước 3: Ký số bằng USB token
Sau khi vẽ xong ô chữ ký, chọn đúng tên cty mình rồi bấm Sign
Chọn vị trí muốn lưu file rồi nhấn chọn Save để lưu lại file ký số
d. Bước 4: Nhập mã pin và ký
Những quy định về chữ ký số trên hợp đồng không phải ai cũng biết
Có rất nhiều các quy định về chữ ký số trên hợp đồng, tuy nhiên không phải ai cũng biết. Nhiều trường hợp đơn vị doanh nghiệp sử dụng chữ ký số sai quy định dẫn đến hợp đồng vô hiệu.
Quy định về đối tượng cung cấp chữ ký số
Chữ ký số đảm bảo an toàn bắt buộc phải do 1 trong các tổ chức sau cung cấp:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia hoặc Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.
Quy định về chữ ký số trên hợp đồng liên quan đến giá trị pháp lý
Căn cứ theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số. Theo đó hợp đồng bắt buộc phải có chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định này trong trường hợp:
- Pháp luật quy định hợp đồng/ văn bản cần có chữ ký (VD: hợp đồng nhượng quyền thương hiệu; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng mua bán xe ô tô…).
- Pháp luật quy định hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức.
Hợp đồng điện tử sau khi ký số theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy và được pháp luật bảo vệ bằng các chế tài cụ thể.
Sau khi hoàn tất ký chữ số thì hợp đồng không thể thể sửa đổi
Bên đề nghị ký số ký số lên hợp đồng thì gửi cho bên được đề nghị ký số. Sau khi bên được đề nghị hoàn tất việc ký số thì hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Sau khi các bên hoàn tất việc ký số thì hợp đồng không thể sửa đổi.
Những hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý dù được ký số theo luật
Trên thực tế, không phải hợp đồng nào ký số cũng được chấp nhận. Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì những hợp đồng sau đây dù được ký số cũng không có giá trị pháp lý.
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ quyền sở hữu nhà;
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng các bất động sản khác;
- Hợp đồng về thừa kế;
- Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử;
- Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.
Các hợp đồng trên chỉ được giao kết theo phương thức hợp đồng giấy (không được giao kết theo phương thức điện tử) do đó dù có lập và ký số, chữ ký số đảm bảo an toàn thì cũng không được chấp nhận.
Chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế web và phát triển website trên mạng internet với hơn 15 năm kinh nghiệm.
Tôi đã giúp hàng trăm doanh nghiệp có kế hoạch phát triển trang web một cách tổng thể để trang web phát triển bền vững và mang lại lợi nhuận từ website.